+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Регистрация обработка и отправка исходящих и входящих документов

Регистрация обработка и отправка исходящих и входящих документов

О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок №11. Как создать входящий документ. Регистрация, получение резолюции в 1С Документооборот

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Организация документооборота на предприятии

Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на пред-седателя правления. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело. При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса.

Всегда необходимо сохранять конверт, так как в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне.

Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя доку-мента. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого отве-та, если он не указан непосредственно в самом документе. Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспон-денции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо про-информировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба домовладельцев, то реше-ние должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.

В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обяза-тельно указывается на какой исходящий номер даётся ответ. Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в жур-нале регистрации исходящих документов.

Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на-правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества. Каждое дело должно содержать не более листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы требующие или не требующие ответа или как ответные на поступившие письменные или устные запросы.

Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Во всех случаях необходимо учитывать целесообразность составления документа.

Количество инициативных документов значительно превышает группу ответных. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов.

Кроме того, значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Технология работы с исходящими документами, как правило, предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Подготовка проекта документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих пра-вовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.

На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций.

Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако вызывают проблемы, связанные с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений.

Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ.

Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями. После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации , затем на отправку. Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело.

На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении. Обработка и отправка из организации документов осуществляется централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов наличие подписи, даты, регистрационного индекса , наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям , при наличии сопроводительного письма , оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация по-ступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Все конверты вскрываются, за исключением писем в. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направ-ляется отправителю.

Ошибочно присланные документы возвращаются отпра-вителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получе-ния документа, а также при поступлении доплатных писем.

Все поступившие пакеты дежурный -учитывает в журнале учета и затем передает не вскрывая пакеты ответственному за ведение делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает, начальнику руководителю подразделения ГПС. Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм.

Принятые телефонограммы дежурный докладывает должно-стным лицам, которым они -адресованы. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нереги-стрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции ут-верждается начальником подразделения ГПС. На зарегистрированных документах внижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа.

На теле-граммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистра-ционный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года. При передаче зарегистрированного документа из одного подразде-ления в другое он повторно не регистрируется. Учет документов производится в специальных журналах или карто-теках или в автоматизированной системе обработки документов. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику руководителю подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией - исполнителям.

При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов. Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства, а те которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Прием и учет поступивших в структурное подразделение докумен-тов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразде-ления. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение незарегистрированные , должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, создан-ное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствую-щих журналах учета.

Исполненные документы передаются исполнителями ответствен-ному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с ут-вержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодиче-ски, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапли-вание и длительное хранение неподшитых документов. Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта. Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде.

Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. Если Вам пришло поручение по резолюции , где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав.

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:. Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:. Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:.

Обработка входящей корреспонденции

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи. Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Работа с входящими документами

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию". Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на пред-седателя правления. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело. При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Экспедиционная обработка документов

Главная Документы III. Обработка входящих документов. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

.

Глава 1. Документооборот

.

В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса.

.

Обработка документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Агата

    Іонова М.М. Комітет з питань європейської інтеграції

  2. Марианна

    Я не пью, но лекция занимательная

  3. Анисья

    Если такой налог введут им пиздец,всех повесят

  4. Болеслав

    Я смотрю этот канал

  5. atthoca

    Пусть этот автор идёт на х. Мрази.уже не знают как народ на колени поставить.

© 2018-2022 xn----8sbekcauqhqbmbe4b9e.xn--p1ai